Lista de compras de mobiliario: plantilla para interioristas

La lista de compras de mobiliario (lo que en el mundo anglosajón se llama FF&E schedule: furniture, fixtures and equipment) es el documento que recoge cada producto del proyecto con su estancia, su proveedor, sus medidas, su precio, su cantidad y su estado de pedido. Bien hecha, es a la vez tu presupuesto, tu hoja de pedidos y tu control de entregas. Mal hecha, es la fuente de la mayoría de errores caros de un proyecto de interiorismo.

Aquí tienes las columnas indispensables, una plantilla de ejemplo, las reglas para gestionar precios, IVA y portes, y el método para seguir pedidos y entregas sin perder el control.

Para qué sirve una lista de compras bien estructurada

• Presupuestar: el total por estancia y por proyecto sale directamente de la lista.
• Hacer validar: el cliente aprueba líneas concretas, no imágenes sueltas.
• Pedir: cada línea contiene lo necesario para lanzar el pedido sin volver a buscar.
• Seguir: estados, plazos y responsables a la vista.
• Cerrar: al final de la obra, la lista es el inventario de lo entregado, útil para garantías y reposiciones.

Las columnas indispensables

No necesitas cuarenta columnas. Necesitas las que responden a tres preguntas: qué es, cuánto cuesta y dónde está en su recorrido.

Plantilla de ejemplo, estancia por estancia

Así se ve un extracto de lista para un salón. Las cifras son un ejemplo de cálculo, no precios de referencia del mercado:

Sobre ese subtotal se añaden los portes de cada proveedor y, para el cliente particular, el IVA al tipo general del 21 %. Con 180 € de portes, el ejemplo quedaría en 4.060 € sin IVA, es decir, 4.912,60 € con IVA.

Códigos de línea que todo el mundo entiende

Un código corto por estancia (SAL para salón, DOR para dormitorio, COC para cocina, BAÑ para baño) seguido de un número da a cada producto un nombre único. Ese código aparece en el plano de distribución, en el moodboard, en la presentación y en los mensajes con la empresa instaladora. Cuando alguien escribe «el SAL-03 llega el martes», nadie duda de qué butaca se trata.

• No reutilices un código cuando eliminas un producto: márcalo como descartado.
• Si un producto se sustituye, la alternativa conserva el código y cambia la referencia.
• Agrupa al final de cada estancia los elementos que no son mobiliario: iluminación técnica, pintura, montaje.

Precios, IVA, descuentos y portes: las reglas

• Trabaja internamente sin IVA. Tus costes, descuentos y márgenes se calculan sobre la base imponible. El IVA se añade al final.
• Muestra al particular precios con IVA incluido. Es lo que compara con las webs de los proveedores y evita sorpresas en la factura.
• Separa el descuento profesional. Que sea una columna propia te permite decidir, proyecto a proyecto, si lo repercutes al cliente o lo conservas como margen, y dejarlo por escrito.
• No olvides los portes. Muchos proveedores cobran el envío por pedido, no por producto. Agrúpalos por proveedor para no contarlos dos veces.
• Congela el precio al validar. Anota la fecha del precio: las tarifas cambian y un pedido lanzado semanas después puede costar más.

Cómo repercutir ese descuento y cuánto margen aplicar es una decisión comercial que se explica en detalle en la guía sobre honorarios de interiorista y margen sobre el mobiliario.

Pedidos y plazos: planificar hacia atrás

El error clásico es pedir cuando el cliente aprueba, sin mirar la fecha de instalación. El método fiable es el inverso:

1. Fija la fecha de instalación o de entrega final al cliente.
2. Resta a cada producto su plazo de fabricación y transporte, más un margen de seguridad.
3. Obtienes la fecha límite de pedido de cada línea: anótala en la lista.
4. Ordena la lista por esa fecha: los productos a medida y de importación suben arriba.
5. Pide la validación del cliente por prioridad, no por estancia.
6. Revisa cada semana los productos cuyo plazo ya no encaja y activa la alternativa prevista.

Mantén siempre los mismos cuatro estados de pedido (por pedir, pedido, enviado, entregado) y anota quién compra cada línea. En un proyecto donde el cliente paga directamente algunos productos y la empresa instaladora otros, esa columna evita la pregunta «¿quién tenía que pedir la lámpara?».

Prevé la alternativa antes de necesitarla

Roturas de stock, cambios de precio y plazos que se alargan son habituales. Para cada producto crítico (pieza ancla, fabricación a medida, importación), anota en la lista una alternativa ya estudiada: misma función, medidas compatibles, precio y plazo conocidos. Si el cliente la ha visto y aceptado como plan B, la sustitución se resuelve en un mensaje en lugar de una nueva reunión.

Recepción e incidencias

• Revisa el bulto antes de firmar el albarán. Si hay daños visibles, anótalo en el propio albarán del transportista.
• Abre y comprueba referencia, acabado y medidas lo antes posible; muchos proveedores fijan plazos cortos para reclamar.
• Registra la recepción en la lista: fecha, quién recibió y observaciones.
• Ten en cuenta quién es el comprador. Si el cliente particular compra online, como consumidor dispone en general de 14 días naturales de desistimiento; si compras tú como profesional, ese derecho no se aplica de la misma forma.

Del tableur a la herramienta: cuándo dar el paso

Un tableur bien construido funciona para un proyecto pequeño. Sus límites aparecen con el volumen: varias versiones del mismo archivo, fórmulas que se rompen al insertar filas, imágenes que no caben, el cliente que valida sobre una copia antigua y una segunda hoja para los pedidos que nunca coincide del todo con la primera.

El paso lógico es que la lista no sea un documento aparte, sino el propio proyecto. En Phasen, cada producto importado por enlace o desde tu Excel es ya una línea con su precio, sus medidas y su proveedor; el presupuesto aplica tus descuentos y portes por proveedor; la validación del cliente llega al producto correcto; y el seguimiento de pedidos muestra estados, plazos y quién compra cada artículo. Phasen no hace los pedidos por ti: centraliza el seguimiento.

Si estás comparando herramientas para dar ese paso, la guía para elegir un programa para interioristas te ayuda a probarlas con un proyecto real.