Honorar als Innenarchitekt berechnen: HOAI, Pauschale, Marge

Für die Honorarberechnung als Innenarchitekt oder Interior Designer gibt es vier gängige Modelle: ein an der HOAI orientiertes Honorar nach anrechenbaren Kosten und Leistungsphasen, eine Pauschale, ein Zeithonorar und eine Marge auf die beschafften Möbel. Seit 2021 sind Honorare in Deutschland grundsätzlich frei vereinbar; die HOAI-Tafeln dienen als Orientierung. In der Praxis kombinieren viele Büros ein Planungshonorar mit einer klar geregelten Vergütung für die Beschaffung. Entscheidend ist, dass Sie Ihren Aufwand kennen und das Modell dem Kunden transparent erklären.

Die folgenden Zahlen sind Rechenbeispiele zur Veranschaulichung, keine Marktwerte. Rechtliche und steuerliche Fragen klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Kammer, Ihrer Steuerberatung oder einer Fachanwältin.

Die HOAI und Innenräume: was seit 2021 gilt

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) regelt im Teil Objektplanung das Leistungsbild Gebäude und Innenräume. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 zu den verbindlichen Mindest- und Höchstsätzen wurde die HOAI angepasst. Seit dem 1. Januar 2021 gilt:

• Die Honorartafeln sind Orientierungswerte; das Honorar kann frei vereinbart werden.
• Die Honorarvereinbarung soll in Textform getroffen werden. Fehlt sie, gilt für die Grundleistungen der Basishonorarsatz als vereinbart, also der untere Wert der Tafel.
• Gegenüber Verbrauchern besteht vor Vertragsschluss eine Hinweispflicht in Textform, dass auch ein Honorar oberhalb oder unterhalb der Tafelwerte vereinbart werden kann.

Ein HOAI-orientiertes Honorar ergibt sich aus den anrechenbaren Kosten, der Honorarzone (Schwierigkeitsgrad, I bis V), dem vereinbarten Honorarsatz innerhalb der Spanne und dem Prozentanteil der beauftragten Leistungsphasen. Für Innenräume verteilen sich die Grundleistungen so:

Welche Kosten im Einzelnen anrechenbar sind, etwa bei Ausstattung und Möblierung, und wie Umbauten zu bewerten sind, regelt die HOAI im Detail. Prüfen Sie das anhand des aktuellen Verordnungstextes oder mit Ihrer Architektenkammer. Hinweis zur Berufsbezeichnung: „Innenarchitekt“ dürfen sich in Deutschland nur Personen nennen, die in der Architektenliste einer Länderkammer eingetragen sind. „Interior Designer“ ist nicht geschützt. Die Honorarmodelle in diesem Beitrag stehen beiden offen.

Vier Honorarmodelle im Vergleich

Zeithonorar: den eigenen Stundensatz berechnen

Jedes Modell steht auf einem Fundament: Ihrem kostendeckenden Stundensatz. Berechnen Sie ihn von oben nach unten:

1. Jährliche Bürokosten summieren: Miete, Software, Versicherungen (inklusive Berufshaftpflicht), Fahrzeug, Muster, Weiterbildung, Steuerberatung. Beispiel: 30.000 €.
2. Angestrebten Unternehmerlohn festlegen, vor Steuern und inklusive Altersvorsorge und Krankenversicherung. Beispiel: 70.000 €.
3. Verfügbare Stunden ermitteln: etwa 220 Arbeitstage × 8 Stunden = 1.760 Stunden.
4. Fakturierbaren Anteil realistisch schätzen. Akquise, Verwaltung, Sourcing auf Vorrat und Weiterbildung sind nicht abrechenbar. Bei 60 % bleiben rund 1.050 Stunden.
5. Teilen: 100.000 € ÷ 1.050 h ≈ 95 € pro Stunde, netto.

Der fakturierbare Anteil ist der größte Hebel. Jede Stunde, die Sie mit Abtippen von Produktdaten oder dem Nachbauen von Präsentationen verbringen, senkt ihn, ohne dass der Kunde mehr bekommt.

Prüfen Sie Ihren Satz einmal im Jahr. Steigen Kosten oder sinkt der fakturierbare Anteil, weil Verwaltung und Abstimmung zunehmen, muss der Satz steigen oder der Ablauf effizienter werden. Erfassen Sie dafür auch bei Pauschalprojekten Ihre Stunden nach Arbeitspaket. Nur so wissen Sie beim nächsten Angebot, wie lange Produktauswahl oder Bestellkoordination bei Ihnen wirklich dauern.

Pauschalhonorar richtig kalkulieren

Kunden schätzen Pauschalen, weil sie planbar sind. Damit sie auch für Sie planbar bleiben, kalkulieren Sie sie nach Arbeitspaketen. Beispiel für die Einrichtung einer Wohnung mit 120 m², ohne Bauleistungen:

123 h × 95 € = 11.685 €, zuzüglich 10 % Puffer ergibt rund 12.850 €. Gerundet: 12.900 € netto. Legen Sie im Vertrag fest, was enthalten ist (Anzahl Korrekturrunden, Räume, Termine) und wie Zusatzleistungen abgerechnet werden, zum Beispiel nach Stundensatz.

Zusatzleistungen sauber abgrenzen

Die meisten Verlustprojekte entstehen nicht durch eine zu niedrige Pauschale, sondern durch Leistungen, die stillschweigend hinzukommen: eine dritte Stilrichtung, ein weiterer Raum, neue Produktvorschläge nach der Freigabe. Vereinbaren Sie deshalb, dass Änderungen an bereits freigegebenen Entscheidungen als Zusatzleistung gelten, und dokumentieren Sie jede Freigabe mit Datum. Kündigen Sie Zusatzaufwand an, bevor Sie ihn leisten, und nennen Sie eine Schätzung in Stunden. So bleibt das Gespräch sachlich, und der Kunde kann entscheiden, ob ihm die Änderung den Aufwand wert ist.

Marge auf Möbel und Ausstattung

Wenn Sie Möbel für den Kunden beschaffen, gibt es mehrere Wege, diese Leistung zu vergüten:

• Aufschlag auf den Einkaufspreis: Sie kaufen zu Händlerkonditionen und berechnen einen offen ausgewiesenen Aufschlag.
• Listenpreis, Rabatt einbehalten: Der Kunde zahlt den Listenpreis, Ihr Händlerrabatt ist Ihr Ertrag. Einfach, aber nur fair, wenn der Kunde davon weiß.
• Beschaffungspauschale: Sie geben Ihre Konditionen weiter und berechnen einen Prozentsatz des Einkaufsvolumens als Honorar.
• Kunde kauft selbst: Sie beraten und berechnen die Zeit; das Risiko bei Lieferung und Mängeln liegt beim Kunden.

Aufschlag ist nicht gleich Marge

Ein häufiger Rechenfehler: Der Aufschlag bezieht sich auf den Einkaufspreis, die Marge auf den Verkaufspreis. Ein Aufschlag von 25 % ergibt eine Marge von 20 %.

Transparenz und Rahmenbedingungen

Halten Sie im Vertrag fest, welches Modell gilt und ob Sie Rabatte oder Provisionen von Lieferanten erhalten. Wenn Sie in der Architektenliste eingetragen sind, prüfen Sie zusätzlich die Berufsordnung Ihrer Kammer zu Vergütungen durch Dritte. Und: Wer Möbel im eigenen Namen ein- und weiterverkauft, betreibt in der Regel eine gewerbliche Tätigkeit. Klären Sie Gewerbeanmeldung und steuerliche Folgen vorab mit Ihrer Steuerberatung.

Welches Modell passt zu welchem Projekt?

• Erstberatung oder Farb- und Materialkonzept: Zeithonorar oder kleine Festpreise, damit der Einstieg für den Kunden niedrigschwellig bleibt.
• Komplette Einrichtung ohne Bauleistungen: Pauschale für die Planung, dazu Aufschlag oder Beschaffungspauschale für die Möbel.
• Umbau mit Ausbau, Licht und Einbauten: HOAI-orientiertes Honorar für die Planungsleistungen, getrennte Regelung für lose Möblierung.
• Objektprojekte mit vielen identischen Einheiten: Pauschale pro Einheitstyp plus Beschaffungspauschale; der Aufwand sinkt mit jeder Wiederholung.

Komplettes Rechenbeispiel: Planung plus Beschaffung

Fortsetzung des Wohnungsbeispiels, alle Beträge netto und frei gewählt:

Der Effekt ist deutlich: Die Beschaffung hebt den effektiven Stundenertrag, aber nur, wenn ihr Aufwand niedrig bleibt. Jede Stunde mehr für Bestellabgleich, Nachfassen und Reklamationen frisst den Aufschlag auf. Deshalb gehört die Marge in dieselbe Liste wie die Produkte, idealerweise mit einer Kalkulation, die Rabatte und Lieferkosten automatisch anwendet, und einer Bestellverfolgung, die den Abgleich verkürzt. Wie Sie diese Liste aufbauen, zeigt der Beitrag Möbelliste für Innenarchitekten.

Das Honorar dem Kunden erklären

Kunden akzeptieren Honorare leichter, wenn sie sehen, wofür sie zahlen. Zeigen Sie in der Präsentation, was in jeder Phase passiert, und machen Sie Ihre Beschaffungsleistung sichtbar: Zugang zu Händlerkonditionen, Koordination der Lieferungen, Abwicklung von Reklamationen. Ein Kundenbereich, in dem der Kunde Produkte freigibt und das gebundene Budget live sieht, macht diese Arbeit greifbar. Sie bestimmen dabei, ob Preise, Lieferanten und Produktlinks sichtbar sind. Wie Sie das Budget in die Präsentation einbauen, lesen Sie im Beitrag Kundenpräsentation in der Innenarchitektur. Die Kalkulation in Phasen ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen Free-Tarif (siehe Preise).