Möbelliste für Innenarchitekten: Vorlage, Spalten, Ablauf

Eine Möbelliste (auch Ausstattungsliste, Einrichtungsliste oder im Objektbereich FF&E-Liste) erfasst jede Position eines Einrichtungsprojekts in einer Zeile: was, für welchen Raum, von wem, in welcher Ausführung, zu welchem Preis, mit welchem Status. Eine belastbare Vorlage braucht rund zwanzig Spalten in vier Blöcken: Identifikation, Spezifikation, Kalkulation und Logistik. Wer diese Struktur von Anfang an konsequent führt, präsentiert, kalkuliert und bestellt aus derselben Quelle.

Möbelliste, Raumbuch, FF&E: die Begriffe

• Möbelliste / Ausstattungsliste: Die Liste der beweglichen Einrichtung (Möbel, Leuchten, Textilien, Accessoires), oft ergänzt um Elektrogeräte und Sanitärobjekte.
• Raumbuch: In der deutschen Planungspraxis eine raumweise Beschreibung von Oberflächen, Bauteilen und Ausstattung. Es ist breiter angelegt und eher bau- als einkaufsorientiert.
• FF&E (Furniture, Fixtures & Equipment): Der aus Hotellerie und Objektbereich stammende Begriff für dieselbe Logik, meist mit großen Stückzahlen und Spezifikationsblättern.

Für die meisten Wohn- und kleineren Gewerbeprojekte ist die Möbelliste das zentrale Arbeitsdokument. Sie speist Moodboard, Präsentation, Budget und Bestellungen.

Die unverzichtbaren Spalten

Die Beispielwerte dienen nur der Illustration. Ergänzen Sie bei Bedarf Spalten für Montage, Entsorgung von Altmöbeln oder Muster (bestellt / erhalten / freigegeben).

Die Vorlage: Aufbau in vier Blöcken

Damit die Liste lesbar bleibt, gruppieren Sie die Spalten. In einer Tabellenkalkulation helfen farbige Spaltengruppen und eingefrorene erste Spalten:

1. Identifikation: Pos.-Nr., Raum, Kategorie, Bezeichnung, Bild. Dieser Block ist immer sichtbar.
2. Spezifikation: Hersteller, Lieferant, Artikelnummer, Ausführung, Maße, Link. Er wird in der Entwurfsphase gefüllt.
3. Kalkulation: Menge, EK netto, Rabatt, Lieferkosten, Kundenpreis, Marge. Diesen Block blenden Sie für den Kunden aus.
4. Logistik: Status, wer bestellt, Bestelldatum, Auftragsbestätigung, Lieferzeit, Liefertermin, Wareneingang, Bemerkung.

Legen Sie pro Raum einen Abschnitt mit Zwischensumme an und am Ende eine Zusammenfassung nach Raum und Kategorie. Wie Sie Aufschlag und Kundenpreis berechnen, erklärt der Beitrag Honorar als Innenarchitekt berechnen.

Interne Liste und Kundenversion trennen

Der Kunde braucht nicht dieselbe Liste wie Ihr Büro. Er sieht Bild, Bezeichnung, Ausführung, Maße, Menge, Kundenpreis und Status, aber weder Einkaufspreise noch Rabatte, Margen oder interne Bemerkungen. Viele Büros blenden je nach Honorarmodell auch Lieferanten und Produktlinks aus, damit die Beratungsleistung nicht mit einem Klick umgangen wird. Wichtig ist, dass beide Versionen aus derselben Datenbasis entstehen. Eine separat gepflegte Kundenkopie ist nach der zweiten Änderungsrunde garantiert veraltet. In einer Tabellenkalkulation lösen Sie das mit ausgeblendeten Spaltengruppen und einem Export, in einem Projekttool mit Sichtbarkeitseinstellungen für den Kundenbereich.

Beispiel: ein Raum, durchgerechnet

Ein fiktives Wohnzimmer mit vier Positionen zeigt, wie die Blöcke zusammenspielen. Alle Beträge sind Beispielwerte, netto, mit einem einheitlichen Händlerrabatt von 20 % auf den Listenpreis und dem Listenpreis als Kundenpreis:

Die Differenz von 1.150 € ist der Rohertrag vor Lieferkosten und Ihrem Aufwand für Beschaffung, Reklamationen und Koordination. Erst mit diesen Kosten sehen Sie, was am Ende wirklich bleibt. Die Statusspalte zeigt auf einen Blick: Der Teppich ist noch nicht präsentiert, der Couchtisch wartet auf eine Entscheidung.

Statuslogik: von der Idee bis zur Montage

Ein einheitlicher Status pro Zeile ist wichtiger als jede Formel. Bewährt hat sich diese Abfolge:

1. Vorschlag: Produkt ist ausgewählt, aber noch nicht präsentiert.
2. Beim Kunden: In der Präsentation oder im Kundenbereich zur Entscheidung.
3. Freigegeben: Der Kunde hat zugestimmt, idealerweise dokumentiert.
4. Zu bestellen: Verfügbarkeit und Preis sind noch einmal geprüft.
5. Bestellt: Bestellung versendet, Auftragsbestätigung (AB) erhalten. Gleichen Sie die AB Zeile für Zeile mit Ihrer Bestellung ab: Ausführung, Menge, Preis, Liefertermin.
6. Versandt: Versandbestätigung oder Avis liegt vor.
7. Geliefert und geprüft: Ware angenommen, auf Schäden und Vollständigkeit kontrolliert. Dokumentieren Sie Mängel sofort mit Fotos; zwischen Unternehmen können kurze Rügefristen gelten.
8. Montiert: Position ist abgeschlossen.

Markieren Sie Positionen mit langen Lieferzeiten farbig. Sie bestimmen, wann der Kunde spätestens freigeben muss, und gehören in jede Abstimmung.

Häufige Fehler in Möbellisten

• Ausführung unvollständig: „Sofa grün“ statt Stoffname, Farbnummer und Fußausführung. Die Folge sind Rückfragen oder Fehlbestellungen.
• Brutto und netto gemischt: Legen Sie pro Spalte fest, ob netto oder brutto gerechnet wird, und kennzeichnen Sie es in der Kopfzeile. Privatkunden erwarten in der Präsentation in der Regel Preise inklusive Mehrwertsteuer.
• Lieferkosten vergessen: Speditions- und Montagekosten pro Lieferant gehören in die Liste, sonst schrumpft die Marge unbemerkt.
• Keine Zuständigkeit: Ohne Spalte „Wer bestellt“ bestellt im Zweifel niemand oder zwei Parteien dasselbe.
• Maße nicht gegen den Ort geprüft: Türbreiten, Aufzug und Treppenhaus entscheiden, ob das Sofa überhaupt in die Wohnung kommt.
• Entscheidungen nicht dokumentiert: Ein „Ja“ am Telefon ist im Streitfall wenig wert. Halten Sie Freigaben mit Datum fest.

Wo die Tabelle an ihre Grenzen stößt

Eine Tabellenkalkulation ist ein guter Start und für kleine Projekte oft ausreichend. Ab einer gewissen Projektgröße zeigen sich typische Grenzen:

• Bilder: Produktfotos in Zellen machen die Datei schwer und unübersichtlich.
• Doppelte Pflege: Moodboard und Präsentation entstehen in anderen Programmen und müssen bei jeder Änderung nachgezogen werden.
• Kundenfeedback: Entscheidungen kommen per Mail und werden von Hand in Spalten übertragen.
• Versionen: Sobald zwei Personen an der Liste arbeiten oder der Kunde eine Kopie erhält, gibt es mehrere Wahrheiten.
• Formeln: Eine überschriebene Formel in der Margenspalte fällt oft erst bei der Abrechnung auf.
• Preisänderungen: Lieferantenpreise ändern sich, die Liste merkt es nicht.

Vom Tabellenblatt zum Tool, ohne Neuanfang

Der Umstieg scheitert oft an der Vorstellung, alles neu eingeben zu müssen. Das ist nicht nötig. So gehen Sie vor:

1. Bereinigen Sie Ihre aktuelle Liste grob: eine Zeile pro Position, Raum in einer eigenen Spalte.
2. Importieren Sie die Datei als Excel oder CSV. Mit dem Excel-Import von Phasen werden auch unordentliche Spalten erkannt, Produkte ihrem Raum zugeordnet und zu korrigierende Zeilen markiert.
3. Ergänzen Sie fehlende Produkte per Link: Name, Bild, Preis und Maße werden von der Herstellerseite übernommen.
4. Hinterlegen Sie Rabatt und Lieferkosten pro Lieferant einmal; die Kalkulation wendet sie auf jedes Produkt an.
5. Starten Sie neue Projekte direkt im Tool und lassen Sie laufende Projekte in der alten Liste auslaufen.

Der Effekt: Moodboard, Präsentation und Budget greifen auf dieselben Positionen zu. Was Sie in der Liste ändern, stimmt auch auf dem Moodboard und in der Präsentation.

Bestellungen und Lieferungen verfolgen

Die Bestellphase ist der Moment, in dem die Liste vom Entwurfs- zum Steuerungsinstrument wird. Eine feste Wochenroutine hilft:

• Alle Positionen mit Status „Bestellt“ ohne Auftragsbestätigung nachfassen.
• Liefertermine aus den ABs eintragen und mit dem Bauzeitenplan abgleichen.
• Verzögerungen sofort an Kunde und Handwerk melden, mit Alternative, falls nötig.
• Für jede Position festhalten, wer bestellt: Sie, der Kunde oder ein Handwerksbetrieb. Das klärt Verantwortung bei Mängeln.
• Wareneingänge mit Datum und Annehmendem dokumentieren.

Informieren Sie den Kunden aktiv, auch wenn alles nach Plan läuft. Eine kurze wöchentliche Statusnachricht mit den Positionen, die geliefert, unterwegs oder verzögert sind, verhindert Nachfragen und zeigt, dass Sie die Beschaffung im Griff haben. Gerade diese unsichtbare Koordinationsarbeit rechtfertigt Ihr Honorar oder Ihre Marge auf die Möbel.

In Phasen steht der Status direkt am Produkt (zu bestellen, bestellt, versandt, geliefert), lange Lieferzeiten werden gemeldet, und Sie sehen, wer kauft. Details auf der Seite Bestellverfolgung. Für die Kundenseite der Liste, also was der Kunde sieht und freigibt, lohnt der Blick in den Beitrag zur Kundenpräsentation.