Software für Innenarchitekten: Kriterien und Checkliste

Die kurze Antwort: Ein Innenarchitekturbüro braucht in der Regel zwei Arten von Software. Erstens ein Planungswerkzeug (CAD, 3D, Visualisierung) für Grundrisse, Schnitte und Details. Zweitens ein Werkzeug für alles, was zwischen Entwurf und Übergabe passiert: Produkte sourcen, Moodboards gestalten, präsentieren, Freigaben einholen, kalkulieren, bestellen. Bei der Planung sind die meisten Büros gut aufgestellt. Beim zweiten Teil arbeiten viele noch mit einer Mischung aus Tabellenkalkulation, Grafikprogramm, Mail und Messenger, und genau dort geht die Zeit verloren.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihre Werkzeuge nach Ihrem tatsächlichen Projektablauf auszuwählen, statt nach der längsten Funktionsliste. Er gilt gleichermaßen für eingetragene Innenarchitektinnen und Innenarchitekten wie für Interior Designer und Einrichtungsberater.

Welche Software-Kategorien ein Büro wirklich braucht

Bevor Sie Anbieter vergleichen, sortieren Sie Ihre heutige Landschaft nach Kategorien. So sehen Sie, welche Aufgabe von welchem Werkzeug erledigt wird und wo Daten von Hand übertragen werden.

Die Lücke ist fast immer dieselbe: Das Produkt (ein Sofa, eine Leuchte, ein Stoff) existiert in fünf Werkzeugen gleichzeitig, jedes Mal als Kopie. Ändert sich der Preis oder die Ausführung, müssen Sie es fünfmal nachziehen.

Vom Projektablauf ausgehen, nicht von Funktionen

Zeichnen Sie einmal auf, welchen Weg ein einzelnes Produkt in einem typischen Projekt nimmt. In den meisten Büros sieht er ungefähr so aus:

1. Sourcing: Sie finden ein Möbelstück auf einer Herstellerseite, kopieren Name, Maße, Preis und Bild.
2. Moodboard: Sie stellen das Bild frei und platzieren es auf dem Moodboard.
3. Möbelliste: Sie tragen Artikelnummer, Ausführung, Menge und Einkaufspreis in die Tabelle ein.
4. Präsentation: Sie bauen Produktseiten mit Bild, Maßen und Kundenpreis im Layoutprogramm.
5. Freigabe: Der Kunde antwortet per Mail oder Messenger, Sie übertragen seine Entscheidungen zurück in die Liste.
6. Bestellung und Lieferung: Sie verfolgen Auftragsbestätigungen, Lieferzeiten und Wareneingang, meist in einer weiteren Tabelle.

Jeder Pfeil zwischen zwei Schritten ist eine manuelle Übertragung. Die zentrale Auswahlfrage lautet deshalb: Wie oft muss ein Produkt erfasst werden, bis es geliefert ist? Die ideale Antwort ist einmal.

Die versteckten Kosten einer zusammengestückelten Tool-Landschaft

Die monatlichen Abogebühren sind der sichtbare Teil. Teurer sind die Kosten, die auf keiner Rechnung stehen:

• Doppelerfassung: Jede Übertragung kostet Minuten, und sie fällt bei jeder Änderung erneut an.
• Fehler: Ein veralteter Preis in der Präsentation, eine falsche Stoffnummer in der Bestellung. Solche Fehler kosten Marge oder Vertrauen.
• Versionschaos: „Liste_final_v4_korrigiert.xlsx“ und eine Präsentation, die nicht mehr zur Liste passt.
• Verstreute Kundenentscheidungen: Freigaben in Mails, Sprachnachrichten und kommentierten Screenshots, im Streitfall schwer nachweisbar.
• Einarbeitung: Neue Mitarbeitende müssen fünf Werkzeuge und die ungeschriebenen Regeln dazwischen lernen.
• Verlorenes Wissen: Das Sourcing früherer Projekte liegt in alten Dateien und ist faktisch nicht wiederverwendbar.

Rechenbeispiel: was Doppelerfassung kostet

Ein Beispiel zur Orientierung, keine Messung: Ein Projekt mit 60 Produkten, jedes wird viermal übertragen (Moodboard, Liste, Präsentation, Bestellverfolgung), je Übertragung rund eine Minute. Das sind 240 Minuten, also vier Stunden pro Projekt, ohne Änderungsrunden. Bei einem internen Stundensatz von 80 € entspricht das 320 € Arbeitszeit, die Sie selten abrechnen können. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein: Die Rechnung zeigt schnell, ob sich ein Wechsel lohnt.

Addieren Sie zum Vergleich die monatlichen Kosten Ihrer heutigen Werkzeuge: Grafikprogramm, Layoutsoftware, Cloud-Speicher, Tabellenkalkulation, vielleicht ein Aufgabentool. Einzeln wirken die Beträge klein, zusammen ergeben sie oft eine Summe, die eine spezialisierte Lösung nicht übersteigt. Der eigentliche Unterschied liegt aber in der Zeit, nicht im Abo.

Acht Kriterien für die Auswahl

1. Ein Produkt, eine Quelle

Das wichtigste Kriterium. Moodboard, Präsentation, Budget und Bestellstatus sollten auf denselben Produktdatensatz zugreifen. Ändern Sie den Preis einmal, muss er überall stimmen.

2. Schneller Produktimport

Prüfen Sie, ob ein Produkt per Link übernommen werden kann (Name, Bild, Preis, Maße, Material) und ob sich bestehende Excel-Listen importieren lassen. Ohne Import wird jedes neue Tool zur neuen Eingabemaske.

3. Präsentationen im eigenen Corporate Design

Das Layout sollte automatisch entstehen und trotzdem frei bearbeitbar sein: Logo, Farben, eigene Seiten. Eine starre Vorlage, die nach Software aussieht, schadet Ihrer Positionierung.

4. Kundenfreigabe ohne Hürden

Kunden legen ungern Konten an. Ein sicherer Link, über den sie Produkte annehmen, ablehnen und kommentieren, senkt die Hürde. Wichtig: Sie sollten steuern können, was der Kunde sieht (Preise, Lieferanten, Produktlinks), und der Link sollte auf Deutsch funktionieren.

5. Kalkulation mit Lieferantenkonditionen

Händlerrabatte, Lieferkosten und Ihr Aufschlag sollten pro Lieferant hinterlegt und automatisch angewendet werden. Wie Sie Ihren Aufschlag festlegen, lesen Sie im Beitrag Honorar als Innenarchitekt berechnen.

6. Bestell- und Lieferverfolgung

Status pro Produkt (zu bestellen, bestellt, versandt, geliefert), lange Lieferzeiten sichtbar, und die Information, wer bestellt: Sie, der Kunde oder ein Handwerksbetrieb.

7. Teamfähigkeit und Rechte

Sobald zwei Personen am selben Projekt arbeiten, brauchen Sie geteilte Projekte, eine gemeinsame Produktbibliothek und Rollen, etwa damit Margen nicht für alle sichtbar sind.

8. Datenschutz und Datenhoheit

Sie verarbeiten Kundendaten. Fragen Sie jeden Anbieter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO, nach dem Hosting-Standort und nach Exportmöglichkeiten. Ihre Lieferanten- und Preisdaten sollten Ihnen gehören und exportierbar bleiben.

Checkliste für die Testphase

Demo-Projekte sehen immer gut aus. Testen Sie stattdessen mit einem abgeschlossenen, echten Projekt und messen Sie die Zeit:

1. Importieren Sie 30 Produkte aus Ihrer letzten Möbelliste, teils per Link, teils per Excel.
2. Ordnen Sie sie Räumen zu und prüfen Sie, ob Maße, Preise und Bilder korrekt übernommen wurden.
3. Gestalten Sie ein Moodboard für einen Raum. Wie viel Freistellen und Ausrichten bleibt Ihnen?
4. Erzeugen Sie eine Kundenpräsentation in Ihrem Corporate Design.
5. Schicken Sie den Kundenlink an eine Kollegin und lassen Sie drei Produkte ablehnen und eines kommentieren.
6. Ändern Sie einen Einkaufspreis und prüfen Sie, ob Budget, Marge und Präsentation mitziehen.
7. Hängen Sie eine günstigere Alternative an ein Produkt und vergleichen Sie die Budgetwirkung.
8. Setzen Sie Bestellstatus und Liefertermine für fünf Produkte.
9. Exportieren Sie Ihre Daten. Bekommen Sie alles wieder heraus?

Vergleichen Sie am Ende die gemessene Zeit mit Ihrem heutigen Ablauf. Für die Struktur der Liste selbst finden Sie eine Vorlage im Beitrag Möbelliste für Innenarchitekten.

Einzelbüro oder Studio: unterschiedliche Prioritäten

Dieselbe Software kann für zwei Büros sehr unterschiedlich gut passen. Gewichten Sie die Kriterien nach Ihrer Struktur:

• Selbstständig, allein: Zeitersparnis bei Import, Moodboard und Präsentation zählt am meisten. Jede Stunde, die nicht in Layout und Abtippen fließt, steht für Akquise oder Entwurf zur Verfügung. Achten Sie auf einen fairen Einstiegspreis und darauf, dass Präsentationen in Ihrem eigenen Design erscheinen.
• Kleines Studio mit zwei bis fünf Personen: Eine einzige Projektversion für alle wird wichtiger als jede Einzelfunktion. Geteilte Bibliothek, Zuweisungen und ein nachvollziehbarer Verlauf ersparen die tägliche Frage „Welche Liste ist aktuell?“.
• Objektgeschäft (Hotellerie, Büro, Wohnanlagen): Wiederholbare Ausstattungspakete und Vorlagen für identische Einheiten stehen im Vordergrund, ebenso die Verfolgung vieler Bestellungen mit langen Lieferzeiten.

Unabhängig von der Größe gilt: Planen Sie den Umstieg projektweise. Laufende Projekte bleiben im alten Ablauf, jedes neue Projekt startet im neuen Werkzeug. Nach zwei bis drei Projekten sehen Sie, ob die Rechnung aufgeht. Mehr zu den Bedürfnissen der einzelnen Profile finden Sie auf den Seiten für Innenarchitekten und Studios.

Wo Phasen sich einordnet und wo nicht

Phasen ersetzt weder Ihr CAD noch Ihre Buchhaltung. Es deckt den Teil zwischen Entwurf und Lieferung ab: Import per Link oder Excel, eine Produkt- und Materialbibliothek, Moodboards mit bereits freigestellten Produkten, automatisch gestaltete Präsentationen, einen Kundenbereich mit Online-Freigabe, Kalkulation mit Margen und Bestellverfolgung. 3D-Modelle aus Produktkarten lassen sich in gängigen Formaten für Ihre Planungssoftware exportieren.

Zu den Kosten: Der Free-Tarif ist zeitlich unbegrenzt kostenlos (3 aktive Projekte, 30 KI-Credits pro Monat). Pro kostet 29 € zzgl. MwSt. pro Monat für Selbstständige, Studio 99 € zzgl. MwSt. pro Monat mit 3 Nutzern für Teams. Details auf der Preisseite.